腾讯企业邮箱授权经销服务商

常州云之家网络科技有限公司

手机微信同号:13093199693

首页 >> 新闻资讯 >>行业动态 >> 工作职场中发电子邮件注意这些礼仪会对工作有很大帮助
详细内容

工作职场中发电子邮件注意这些礼仪会对工作有很大帮助

职场中的电子邮件书写不能太随意,要懂礼仪,小编为您讲解书写电子邮件主题的正确方法、专业电子邮件签名的制作方法及使电子邮件易读易懂的原则。


书写电子邮件主题的正确方法


人与人的每一次接触都会传达一定的信息,一定要遵守电子邮件礼仪及网络礼仪,以便与您共事的人传达正面信息。应尽快回复收到的电子邮件,如果收到的邮件中提及重要事件,而您却无法立即处理或暂时没有足够的时间进行详细回复,应该简要回复,告诉发件人您已收到邮件,并会在晚些时候进行详细回复。


当你发送电子邮件时,切记主题兰不能为空,您所发送邮件的主题,有助于收件人对邮件进行整理和分类,如果有主题足够简明扼要,收件人就能立即从中得知发件人的意图。过程的主题可能无法完全显示,因此应该控制主题的字数,一般来说,在15个字以内。发邮件时,主题中还可以标明邮件的紧急程度或长度,比如,如果您需要收件人立即回复,可以在主题中写明“请速回复”;如果您不需要收件人采取任何行动,就可以写上“FYI”(FYI:仅供参考)。


专业电子邮件签名的制作方法


签名是电子邮件的一个非常有用的功能,它是能够附加到电子邮件末尾的几行文字,用以明示发件人的身份及联系方式。大多数电子邮件程序允许用户自行制作电子邮件签名,然后自动将签名附加到邮件末尾处,不过,你也可以针对不同的用途制作多个签名。签名在电子邮件中相当于你的名片,所以你应该把签名做到尽量专业化,应控制在四五行以内,且只包含一些必要的信息,有姓名、电话号码和公司地址即可。你不妨在清明中加入你的电子邮件地址,方便收件人回复您的邮件。


电子邮件阅读易懂的原则。除了主题和签名外,您还应该注意邮件的正文,您可以通过遵循四条原则使电子邮件易读易懂。


第一条原则是控制每行的长度


收件人设置的邮件显示方式可能与您不同,在您看来,显示正常的邮件对于收件人来说,可能是杂乱无章的。另外,行末文字还有可能被误删,因此应该将每行的长度控制在30至35个字以内,并在每行的结尾进行换行。


第二条原则是字体标点得当


应该确保使用的字体容易识别以及标点符号在语法上是正确的。此外,书写英文单词是全部使用大写字母,看起来像在大喊大叫,因此您慎用。您在书写邮件时可能会用到粗体斜体或下划线,不过有些邮件系统是不支持此类文件格式的。要想在不支持特殊格式的系统中表达强调的语气,你可以在词句的首尾各加1个星号或者下划线法。


第三条原则为主题鲜明唯一


邮件信息应尽量只围绕一个主题展开。这样收件人回复起来也省时省力,倘若不得不涉及多个主题,你就应该在不同主题间用空行进行分隔。


第四条原则为控制信息的长度


收件人收到冗长的邮件后,通常不会立即阅读,因此应尽量避免邮件信息的长度超出一个屏幕显示的范围,如果超出此范围就应该合理安排邮件内容的顺序,将重要内容放在前面。回复或转发邮件时,您一定要说明邮件的来龙去脉,例如回复邮件时,您应该将邮件原文位于其中,否则收件人可能无法理解您发送邮件的意图。如果只是针对对某个具体问题进行回复,您可以将该问题附于邮件中,并由尖括号注明。通常三转发邮件时,收件人必须看到原始邮件的内容才能弄清楚邮件的来龙去脉。不过您只需要提及一些必要信息。如果转发的邮件太长,多数收件人都不会有耐心通读一遍,为避免转发的邮件中包含过多无用信息,您应该对其进行归纳总结并做出批注。


电子邮件代表联合公司的形象,一经发出则无法撤回,因此发送之前,您必须仔细检查邮件中是否存在拼写和语法错误,这些错误都将有损您的可信度。此外,此外,您还应该检查邮件中是否存在容易引起误解的内容,由于通过电子邮件沟通时无法使用任何语言沟通形式,因此,某些信息可能会被误解,比如一些书面形式的幽默或调侃对某些人来说就很难理解。


如果你收到一封令你不快的邮件,最后冷静一段时间再回复,倘若您立即回复,很有可能会下意识的使用一些过激的言词,而邮件已经发出造成的损失将无法挽回,所以回复邮件前言,必须让自己冷静下来。在网络里中,这种攻击性的邮件被形象的称作“火焰”。尽管对某人发表过激的言辞,可以让您在短时间内感到无比痛快,但可能有损您与收件人的关系。如果他人对你言辞过激,应该采取专业的态度加以应对,虽然这并非意识,但你应该尽力而为。

腾讯企业邮箱代理商 常州云之家公司  http://www.jsqq.net.cn/  欢迎您来咨询

客服中心
联系方式
13093199693
- 商务代表
- 售后服务
扫一扫加经理微信
技术支持: 建站云之家 | 管理登录