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职场中利用邮件收发技巧和规则的方式方法

作为职场人士,想必在工作中大家都经常收发电子邮件,一封高效得体的工作邮件势必会让沟通事半功倍。我一同学刚入职期间,对邮件的收发技巧不是很熟练,导致他工作效率低下,与领导同事的关系相处不融洽。作为一位职场新人,或者是职场老鸟,我们要怎么做才能更有效的利用工作邮件的收发技巧和规则在职场中如鱼得水呢?


在职场中使用电子邮件进行联络时,我们应该注意以下礼仪规定:


第一, 在撰写电子邮件时,尤其是在撰写多个邮件时,应先在脱机状态下进行,并将其保存于发件箱中。然后在准备发送时再连接网络,一次性发送。


第二,在地址板块上撰写时,应准确无误地输入对方的邮箱地址,并简短地写上邮件主题,以使对方对所收到地信息先有所了解,能权衡邮件的轻重缓急,分别处理。


第三,电子邮件的主题要提纲挈领,撰拟时要注意:


1. 主题要简短。最好写上“来自xx公司邮件”,以便对方一目了然又便于留存。


2. 主题要能真实反映邮件的内容和重要性。一封邮件尽可能只围绕一个主题,以方便日后整理。可适当用大写字母之类地方式来突出主题,引起收件人注意,但应适度。要注意不要随意使用“紧急”之类的字眼。


3. 回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要“Re:Re”一大串。还要注意,主题不可出现错别字和不通顺的地方,不要只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象,一定要慎之又慎。


4. 发出信件之前,必须采用杀毒程序扫描文件,以免在发送文件的同时无意将病毒寄给对方,如果正文不是太长,可将发送的内容剪贴到邮件正文中,避免使用附件发送的方式,这也可在一定程度上减少将病毒传给对方的几率。


5. 电子邮件格式与普通信件大致相似,因此应遵循普通信件书写的礼仪要求,同时,邮件用语也要礼貌规范,以示对对方的尊重。撰写英文邮件时不可全部采用大写字母,这种写法会被理解为对对方大喊大叫。


6. 收到他人的重要邮件后,应及时回复对方。

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